Forbedre din e-mail-skriveproduktivitet med Microsoft Word Mail Merge

Indholdsfortegnelse:

Video: Forbedre din e-mail-skriveproduktivitet med Microsoft Word Mail Merge

Video: Forbedre din e-mail-skriveproduktivitet med Microsoft Word Mail Merge
Video: How to clear unwanted disk space | Linux Server Disk Capacity shows 100% full 2024, Marts
Forbedre din e-mail-skriveproduktivitet med Microsoft Word Mail Merge
Forbedre din e-mail-skriveproduktivitet med Microsoft Word Mail Merge
Anonim
Microsoft Words mailfusion er et fremragende produktivitetsværktøj. At vide, hvordan man opretter personlige emnelinjer og vedhæftede filer, som Words mail-fusionens grundlæggende funktion ikke understøtter, kan være livredder, når du skal skrive e-mails i løs vægt.
Microsoft Words mailfusion er et fremragende produktivitetsværktøj. At vide, hvordan man opretter personlige emnelinjer og vedhæftede filer, som Words mail-fusionens grundlæggende funktion ikke understøtter, kan være livredder, når du skal skrive e-mails i løs vægt.

I dagens artikel lærer du, hvordan du bruger Words 2010 Mail Merge Wizard, skriv personlige email-emner og opsæt forskellige vedhæftede filer til hver af din e-mail-modtager.

Billede af M! R

Oprettelse af en distributionsliste

Word's Mail Merge sparer os fra den kedelige opgave at indtaste hver modtagers e-mail-adresse manuelt ved at tillade os at importere e-mailadresser fra Outlook-kontakter, Excel eller Access-datakilder eller Word-datafiler.

Outlook's kontakt er den bedste løsning blandt de tre, og hvis du ikke har brugt det, vil det nu være en god tid at opdatere din Outlook-adressebog, og vi viser dig hvordan du gør det. Du kan springe over det næste afsnit og begynde at skrive din mailfusion, hvis du allerede ved, hvordan du konfigurerer Outlook-kontakt, ellers vil de to næste afsnit give dig nogle grundlæggende oplysninger om, hvordan du konfigurerer din Outlook-kontakt ved at importere din webbaserede kontaktliste.

Opsætning af din mailprofil

Konfiguration af Outlook-kontakt begynder med oprettelse af en mailprofil, der gemmer din kontos e-mail-adresse, adgangskode, serveroplysninger og links til andre data såsom e-mail-meddelelser og -adresser.

Du kan oprette nogle profiler, hver skræddersyet til en bestemt e-mail-konto.
Du kan oprette nogle profiler, hver skræddersyet til en bestemt e-mail-konto.
Et korrekt profilnavn giver dig mulighed for at identificere den e-mail-konto, som du knytter til din mailprofil.
Et korrekt profilnavn giver dig mulighed for at identificere den e-mail-konto, som du knytter til din mailprofil.
Du har mulighed for at konfigurere din mailprofil ved hjælp af den email-adresse, du har modtaget fra din internetudbyder eller din egen e-mail-konto ved at vælge den tredje mulighed.
Du har mulighed for at konfigurere din mailprofil ved hjælp af den email-adresse, du har modtaget fra din internetudbyder eller din egen e-mail-konto ved at vælge den tredje mulighed.
Vælg "Internet E-mail" for at bruge en e-mail-udbyder, der giver en POP-tjeneste - for eksempel GMail.
Vælg "Internet E-mail" for at bruge en e-mail-udbyder, der giver en POP-tjeneste - for eksempel GMail.
Hver internet e-mail-udbyder har en anden POP-konfiguration, sørg for at læse deres brugermanual for at lære deres POP-opsætning.
Hver internet e-mail-udbyder har en anden POP-konfiguration, sørg for at læse deres brugermanual for at lære deres POP-opsætning.
Tillykke! Hvis du ser denne skærm, har du konfigureret din mailprofil med succes. Nu er vi klar til at opsætte vores Outlook-mappe.
Tillykke! Hvis du ser denne skærm, har du konfigureret din mailprofil med succes. Nu er vi klar til at opsætte vores Outlook-mappe.
Image
Image

Uddyber din kontaktmappe

Du kan indtaste din distributionsliste manuelt i Outlook, eller importere andre webbaserede adressebøger - som f.eks. Gmail, Yahoo eller Hotmail adressebog. De fleste web-baserede email-udbydere tillader os at eksportere vores deres adressebog til en Outlook-kompatibel datakilde. For eksempel giver Gmail os mulighed for at eksportere vores kontakter til en Outlook-kompatibel CSV-fil.

Outlook importfunktion understøtter en række filtyper: csv, vcard, RSS, iCalendar og mange flere, hvilket gør det til et godt værktøj til at oprette din mailfusionskombinationsdistributionsliste.
Outlook importfunktion understøtter en række filtyper: csv, vcard, RSS, iCalendar og mange flere, hvilket gør det til et godt værktøj til at oprette din mailfusionskombinationsdistributionsliste.
CSV-filen falder under kategorien "Andet program eller fil" i Outlook.
CSV-filen falder under kategorien "Andet program eller fil" i Outlook.
ACT-fil, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, PST-filer, er nogle af de programfiler, som Outlook understøtter - for os valgte vi kommaseparerede værdier (Windows) filtype.
ACT-fil, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, PST-filer, er nogle af de programfiler, som Outlook understøtter - for os valgte vi kommaseparerede værdier (Windows) filtype.
Find nu den CSV-fil, som vi lige eksporterede fra Gmail-adressebogen.
Find nu den CSV-fil, som vi lige eksporterede fra Gmail-adressebogen.
Ud af alle disse mapper er kontaktmappen den bedste mulighed for vores mailfusion.
Ud af alle disse mapper er kontaktmappen den bedste mulighed for vores mailfusion.
Outlook har brug for et par minutter til at importere din kontakt afhængigt af antallet af e-mail-adresser, du importerer.
Outlook har brug for et par minutter til at importere din kontakt afhængigt af antallet af e-mail-adresser, du importerer.
Vi skal kunne bruge denne kontaktmappe, når Outlook er færdig med at importere alle dine kontakter, til mailfusion.
Vi skal kunne bruge denne kontaktmappe, når Outlook er færdig med at importere alle dine kontakter, til mailfusion.

Guiden Mail Merge

Start med et tomt dokument og åbn "Mailings" -båndet for at starte vores mailfusion.

Guiden er den bedste måde for begyndere at komme i gang på deres første mailfusion øvelse.
Guiden er den bedste måde for begyndere at komme i gang på deres første mailfusion øvelse.
Image
Image

Valg af modtagere af meddelelser

Guiden vil bede os om at vælge dokumenttypen til vores mailfusion. E-mail-meddelelser er den rigtige dokumenttype til nutidens mailfusionstrin.

Vi kan begynde at skrive vores email-besked fra et tomt dokument, en skabelon eller et eksisterende dokument.
Vi kan begynde at skrive vores email-besked fra et tomt dokument, en skabelon eller et eksisterende dokument.
Vælg vores Outlook-kontaktmappe som vores postfletningsdistributionsliste i trin 3.
Vælg vores Outlook-kontaktmappe som vores postfletningsdistributionsliste i trin 3.
Vi har mulighed for at bruge en af de mailprofiler, vi opsætter i vores system.
Vi har mulighed for at bruge en af de mailprofiler, vi opsætter i vores system.
Dit kontaktantal skal være mere end nul, hvis Outlook importerede din Gmail-adresse med succes.
Dit kontaktantal skal være mere end nul, hvis Outlook importerede din Gmail-adresse med succes.
Vælg de personer, du vil medtage i din maildistribution ved at tjekke de relevante afkrydsningsfelter.
Vælg de personer, du vil medtage i din maildistribution ved at tjekke de relevante afkrydsningsfelter.
Image
Image

Komponering af e-mail beskeden

Start med at skrive din e-mail-meddelelse og indsæt flettefelter, hvor du vil placere personlige meddelelser - som f.eks. Titel eller efternavn på det rigtige sted på dit dokument.

Hver fusion felt vil blive lukket inde i en dobbelt chevron; De vil blive erstattet med dine kontaktkortoplysninger, når du fuldfører guiden til mailfusion.
Hver fusion felt vil blive lukket inde i en dobbelt chevron; De vil blive erstattet med dine kontaktkortoplysninger, når du fuldfører guiden til mailfusion.
Forhåndsvisning af din e-mail-meddelelse for at se, hvordan Word behandler sammenfletningsfelterne ved at klikke på linket "Næste: Forhåndsvisning af din e-mail".
Forhåndsvisning af din e-mail-meddelelse for at se, hvordan Word behandler sammenfletningsfelterne ved at klikke på linket "Næste: Forhåndsvisning af din e-mail".
Image
Image

Hvis du er tilfreds med forhåndsvisningen, skal du klikke på linket "Næste: udfyld fletningen", og Word vil sende den fusionerede email til alle dine modtagere med en fælles emnelinje.

Tilpasning af din emnelinje

Guiden bringer mailfusionsprocessen i følgende trin: Valg af den rigtige dokumenttype og skabelon, oprettelse af en distributionsliste, evaluering af forhåndsvisning af mailfusion og afsendelse af e-mails til alle dine modtagere.

På dette tidspunkt kan du bemærke to almindelige e-mail-skrivningsaktiviteter, som guiden ikke understøtter, skriver personlige emnelinjer og opsætter forskellige vedhæftede filer. Vi skal bruge makro til at gøre dem i mailfusion, helst inden vi fuldfører guiden.

Med dit brev åbent skal du trykke på "Alt + F11" og dobbeltklikke på "ThisDocument" i dit arbejdende Word-vindue for at åbne makro-editoren.

Indsæt denne makrokode, skrevet af en ekspert makrokoder hutchinsfairy, ind i den tomme rude og gem den.
Indsæt denne makrokode, skrevet af en ekspert makrokoder hutchinsfairy, ind i den tomme rude og gem den.

Dim WithEvents wdapp As Application Dim EMAIL_SUBJECT As String Dim FIRST_RECORD As Boolean

Private Sub Document_Open()

Set wdapp = Application ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1

End Sub

Private Sub Document_Close()

Set wdapp = Nothing

End Sub

Private Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge(ByVal Doc As Document, Cancel As Boolean) Dim i As Integer

With ActiveDocument.MailMerge

If FIRST_RECORD = True Then EMAIL_SUBJECT =.MailSubject FIRST_RECORD = False Else.MailSubject = EMAIL_SUBJECT End If

i =.DataSource.DataFields.Count

Do While i > 0.MailSubject = Replace(.MailSubject, '<' &.DataSource.DataFields(i).Name & '>',.DataSource.DataFields(i).Value,,, vbTextCompare) i = i - 1 Loop

End With

End Sub

Private Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge(ByVal Doc As Document, ByVal StartRecord As Long, ByVal EndRecord As Long, Cancel As Boolean)

FIRST_RECORD = True

End Sub

Private Sub wdapp_MailMergeAfterMerge(ByVal Doc As Document, ByVal DocResult As Document)

ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT

End Sub

Gå tilbage til dit dokument og klik på linket "Næste: udfyld fletningen" for at sende din email.

Klik på linket "Electronic Mail …" for at sende din besked.
Klik på linket "Electronic Mail …" for at sende din besked.
Image
Image

Placer de relevante fusionsfelter, omgivet med en chevron, ind i emnelinjen.

Makroen vil analysere fusionsfeltet og erstatte det med modtagerens efternavn, når Word email dokumentet.
Makroen vil analysere fusionsfeltet og erstatte det med modtagerens efternavn, når Word email dokumentet.

Vedhæfte forskellige poster til din e-mail

Indtil dette punkt har vi lært, hvordan du bruger guiden til mailfusion og hvordan du tilpasser fagfelterne - og for at afslutte dagens vejledning viser vi dig en tilføjelse fra tredjepart, der gør det muligt for os at vedhæfte en anden fil til hver e-mail.

Download tilføjelsen, pakk den ud, og du vil opdage, at tilføjelsen kommer som Word Document skabeloner. Brug "CreateEMailData Word 2007 Ver02", hvis du bruger Word 2007 eller 2010, og "CreateEMailData Word 2003 Ver02", hvis du bruger Word 2003.

Kopier den relevante dokumentskabelon til din mappe "% appdata% Microsoft Word STARTUP", hvor "% appdata%" er din Microsoft-startmappe - i vores tilfælde er det "C: Users zainul AppData Roaming".
Kopier den relevante dokumentskabelon til din mappe "% appdata% Microsoft Word STARTUP", hvor "% appdata%" er din Microsoft-startmappe - i vores tilfælde er det "C: Users zainul AppData Roaming".
Genstart dit Word, efter at du har kopieret filen til Microsoft-startmappen, og du skal se to nye tilføjelser: Opret datafil og flette til Email under "Mailing" -menuen.
Genstart dit Word, efter at du har kopieret filen til Microsoft-startmappen, og du skal se to nye tilføjelser: Opret datafil og flette til Email under "Mailing" -menuen.
Forbered en datafil med en tabel med to kolonner - modtagerens e-mailadresse i den venstre kolonne og den fulde sti til din vedhæftelsesfil i den højre kolonne, og gem den i samme mappe som dit e-mail-fusionsdokument som "MergeAttachmentsData". Vi skal understrege, at du skal gemme filen som "MergeAttachmentsData", ellers kan tilføjelsen ikke finde filen for at søge efter vedhæftede filer.
Forbered en datafil med en tabel med to kolonner - modtagerens e-mailadresse i den venstre kolonne og den fulde sti til din vedhæftelsesfil i den højre kolonne, og gem den i samme mappe som dit e-mail-fusionsdokument som "MergeAttachmentsData". Vi skal understrege, at du skal gemme filen som "MergeAttachmentsData", ellers kan tilføjelsen ikke finde filen for at søge efter vedhæftede filer.
Gå tilbage til dit brevfletningsdokument og opdelt dokumenter i individuelle filer.
Gå tilbage til dit brevfletningsdokument og opdelt dokumenter i individuelle filer.
Et nyt orddokumentvindue skal vises, og klik på knappen "Flet til Email". Du skal blot klikke på 'Ok' knappen på den gule dialog, da vi allerede har forberedt datafilen.
Et nyt orddokumentvindue skal vises, og klik på knappen "Flet til Email". Du skal blot klikke på 'Ok' knappen på den gule dialog, da vi allerede har forberedt datafilen.
Sæt et korrekt emne for din email, klik på OK, og Outlook sender din e-mail med den vedhæftning, du angiver i datafilen.
Sæt et korrekt emne for din email, klik på OK, og Outlook sender din e-mail med den vedhæftning, du angiver i datafilen.
Word, med sine mange nyttige funktioner, er virkelig et stort produktivitetsværktøj. Vi glæder os til at skrive flere Word artikler til vores læsere. I mellemtiden tjek de andre Ords artikler på vores hjemmeside.
Word, med sine mange nyttige funktioner, er virkelig et stort produktivitetsværktøj. Vi glæder os til at skrive flere Word artikler til vores læsere. I mellemtiden tjek de andre Ords artikler på vores hjemmeside.

Vi håber, at du har lært, hvordan du bruger Word-mailfusion fra dagens artikel. Du er velkommen til at diskutere andre mailfusionstips med de andre kollegaer i kommentarfeltet.

Anbefalede: