Spar tid med brugerdefinerede søgemapper i Microsoft Outlook

2023 Forfatter: Peter John Melton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-05-26 18:43

Og mens det er fristende at bare tænke på brugerdefinerede søgemapper som en gemt søgning, er de faktisk køligere end det. Da de automatisk opdateres, fungerer de faktisk mere som virtuelle mapper, som ligner etiketterne i Gmail, bortset fra mere magtfulde. Vil du have en mappe, der kun viser meddelelser, der er ulæste, fra en bestemt person, og har en eller flere vedhæftede filer? Intet problem.

Lad os tage et kig på, hvordan du opsætter dem.

Opret en foruddefineret søgemappe i Outlook

Outlook har allerede en række foruddefinerede søgemapper, som du kan gøre brug af. Du kan ikke yderligere tilpasse nogen af disse, men de er værd at tage et kig på først, bare hvis de dækker dine behov.

Til at begynde med finder du dine søgemapper nederst i listen over mapper i din Outlook-datafil på venstre side af vinduet. Hver datafil har sin egen søgemappe, så hvis du bruger Outlook til at tjekke mere end en konto, kan du oprette forskellige søgemapper til hver enkelt.

Her opretter vi en ny søgemappe, der viser ulæst mail. Det er en super handy søgemappe, der skal bruges, fordi den viser alle dine ulæste post, uanset hvilken mappe den er gemt i. Klik bare på den søgemappe, du vil oprette, og tryk derefter på knappen "OK".

Opret en brugerdefineret søgemappe i Outlook

Brugerdefinerede søgemapper giver dig yderligere kriterier, som de foruddefinerede søgemapper ikke indeholder - du kan stort set søge efter et hvilket som helst felt, der indeholder en Outlook-besked. Endnu vigtigere kan du oprette en brugerdefineret søgemappe, der bruger flere kriterier til at vælge meddelelser. For eksempel kan du have en eneste displaybesked fra bestemte personer, og som har bestemte ord i emnelinjen.

For at oprette en søgemappe skal du skifte til fanen "Mappe" på båndet og derefter klikke på knappen "Ny søgning mappe".

Fanen "Meddelelser" indeholder grundlæggende kriterier, som lader dig søge efter bestemte ord i emnet eller meddelelsesorganet, afsendere og modtagere. Du kan også begrænse søgningen til meddelelser, hvor du er den eneste person på linjen "Til" eller på linjen "Til" eller "Cc" med andre personer.

Og du kan endda angive et tidsinterval for meddelelserne baseret på, hvornår de blev modtaget, sendt, ændret osv. Så for eksempel kan du kun vise meddelelser, der blev modtaget i de sidste syv dage.

Fanen "Flere valg" giver endnu flere kriterier for at indsnævre din søgning. Du kan søge efter meddelelser i bestemte kategorier, dem, der er ulæste eller har vedhæftede filer, af betydningen af meddelelsen, dem der er markeret eller ej, og selv efter den faktiske størrelse af meddelelsen. Den sidste kan være nyttig til at finde og slette store vedhæftede filer, forresten.

Som standard trækker den tilpassede søgning du opretter, fra alle mapperne i din Outlook-datafil. Hvis du vil begrænse det til kun bestemte mapper, skal du klikke på knappen "Gennemse".

• Beskeder til og fra din chef
• Meddelelser med uløste opfølgningsflagge efter kategori (for eksempel kan du søge efter kun de uløste elementer i den personlige kategori)
• Beskeder med stor betydning
• Beskeder til og fra en klient (Du kan endda bruge deres fulde domæne i søgefeltet og vælge at søge i alle felter)
• Beskeder med vedhæftede filer, og som er over en vis størrelse (fantastisk til at slippe af med store vedhæftede filer og reducere størrelsen på din datafil)

Og det ridser kun overfladen. Så, hvilke typer søgemapper skaber du? Lad os vide i kommentarerne!