Begrænsning og beskyttelse af dokumenter og skabeloner

2023 Forfatter: Peter John Melton | [email protected]. Sidst ændret: 2023-06-04 07:09

SCHOOL NAVIGATION

1. Brug af skabeloner til at sikre almindelig layout og formatering
2. At holde styr på ændringer foretaget til et dokument
3. Brug af kommentarer til at angive ændringer i et dokument
4. Begrænsning og beskyttelse af dokumenter og skabeloner
5. Versioning, sammenligning og kombination af dokumenter

Selv om du måske vil have andre korrekturlæsere til at foreslå ændringer og kommentere et dokument, kan der være tidspunkter, hvor du vil begrænse dem fra at redigere og ændre formateringen.

Endvidere vil du måske tvinge alle ændringer til at spore eller begrænse korrekturlæsere til kun at kommentere. Hele punktet med dette er at sikre, at dit dokument ikke kan ændres på en sådan måde, at det ikke overholder din vision eller stil.

I denne lektion vil vi vise dig, hvordan du begrænser formateringen og redigeringstyperne, som andre korrekturlæsere kan udføre på dit dokument. Når dit dokument er tæt på den endelige tilstand, kan du markere det som endeligt for at undgå uønskede ændringer.

Du kan også begrænse adgangen til dit dokument til kun at omfatte dit hold af korrekturlæsere. Vi viser dig, hvordan du kan passwordbeskytte dit dokument. Derefter kan du kun fortælle dit team adgangskoden, og ingen andre vil kunne åbne dokumentet.

Vi starter med at introducere dig for at begrænse formateringen i et dokument.

Begræns formatering i et dokument

Når du distribuerer et dokument for at andre kan gennemgå, kan du ikke have, at de ændrer formateringen af dokumentet. Word giver dig mulighed for at begrænse alle eller nogle af temaerne og stilarterne, samt tillader anmeldere at ændre nogle af temaerne og stilarterne. For at gøre dette skal du klikke på "Begræns redigering" i afsnittet "Beskyt" på fanen "Review".

Klik på "Nej" for at beholde de stilarter, der ikke er tilladt i dit dokument.

Begræns redigering i et dokument

Ud over at begrænse formateringen for korrekturlæsere af et dokument, kan du også begrænse den type redigering, som korrekturlæserne kan udføre på et dokument. I afkrydsningsfeltet "Begræns redigering" skal du markere afkrydsningsfeltet "Tillad kun denne type redigering i dokumentet" og vælge en valgmulighed på rullelisten for at angive den type redigering, du vil tillade i dit dokument. Du kan tillade andre korrekturlæsere kun at følge ændringer, skrive kommentarer eller udfylde formularer. Du kan endda begrænse dokumentet således, at andre mennesker kun kan læse det og ikke foretage ændringer.

Du kan spørge, hvad forskellen er mellem at begrænse redigering til kun sporede ændringer og holde "Track Changes" låst på som beskrevet i Lesson 2. Der er faktisk ingen forskel; funktionaliteten er den samme. Du kan bruge, hvilken metode der er lettere for dig.

Bemærk, at et kodeord ikke er nødvendigt og ikke beskytter dokumentet fuldt ud (dokumentet er ikke krypteret). Det hjælper blot med at forhindre folk i at slukke for formatering og redigering begrænsninger.

"Din maskine er ikke konfigureret til Information Rights Management (IRM). For at konfigurere IRM skal du logge på Office, åbne en eksisterende IRM-beskyttet besked eller et dokument eller kontakte din helpdesk."

Når begrænsningerne er blevet håndhævet, viser vinduet "Begræns rediger" den relevante tekst, der gør det muligt for anmelderen kun at udføre de tilladte redigerings- og formateringsopgaver.